Planningssoftware XLent

Planningssoftware voor dienstenchequebedrijven

De planningssoftware voor dienstenschequebedrijven van XLent stemt de vraag van de klanten en de planning van het personeel naadloos op elkaar af. XLent Planning werd ontwikkeld in samenwerking met een gerenommeerd dienstenchequebedrijf en is intussen samengesmolten met Dirmacom. Het geïntegreerde softwarepakket voorkomt fouten en dubbel werk en resulteert in een significante tijdswinst. De software is volledig modelleerbaar op maat van uw bedrijf. Alle gegevens worden op een centrale database weggeschreven en bijgehouden per vestiging. Via internet kan de info eenvoudig op elke werkplek geraadpleegd en gewijzigd worden.

Hou overzicht op klanten en medewerkers

XLent Planning leidt u door middel van een intuïtief programma met enkele muisklikken naar de gewenste informatie. In de klantenfiche brengt u alle belangrijke gegevens in die nodig zijn voor de opvolging vanaf het ogenblik dat ze op uw diensten beroep doen. De werknemersfiche verzamelt alle informatie voor het beheer en opvolging van uw medewerkers. Dit is ook de plaats waar alle data voor het contractbeheer en de verloning worden bijgehouden.

De actuele situatie in een oogopslag

De planning is het echte werkinstrument voor het dagelijks beheer van prestaties en de input van dienstencheques. Hier worden alle ziektes, verloven, vervangingen, … ingebracht zodat de planning een exacte weergave is van wat zich in werkelijkheid afspeelt. In één oogopslag heeft u dus een volledig en actueel overzicht van de stand van zaken. In de planning worden ook de dienstencheques afgepunt zodat u op eender welk moment een overzicht heeft op de reeds ontvangen en ontbrekende cheques.

Directe link met uw sociaal secretariaat

Eenmaal alle prestaties correct zijn ingevuld in de planning, is het mogelijk deze data te exporteren naar een bestand waarmee uw sociaal secretariaat aan de slag kan. Op deze manier wordt de informatie correct ingelezen op een vlugge manier en worden fouten bij het overtypen vermeden.

Dynamische rapportage

Onze planningssoftware stelt u in staat om op een soepele manier aan datamining te doen. Een hele reeks standaardlijsten geven u een totaalbeeld van de actuele situatie van uw dienstenchequebedrijf: een wachtlijst van de nog te helpen klanten, de planning per werknemer, controlelijsten met ontvangen cheques, ontbrekende cheques, documenten voor het sociaal secretariaat en extra kosten die aangerekend worden aan de klant (vb. verplaatsingsvergoedingen).

Personeelsplanning en beheer van de dienstencheques

Een efficiënte personeelsplanning in combinatie met een overzichtelijk beheer van de dienstencheques is een absolute noodzaak. Wegens de veranderende wetgeving en het groot verloop is het echter ook een enorme uitdaging om door het bos de bomen te blijven zien. XLent Planning is de ideale tool om zowel personeel en klanten in de dienstenchequesector op een efficiënte en rendabele manier te beheren en tegelijk ook de controle te bewaren op de documentenstroom. 

Volg uw klanten op

In de klantenfiche van onze planningssoftware brengt u alle gegevens in die nodig zijn voor de opvolging van klanten in de wachtrij en klanten die al een poetshulp kregen toegewezen.

  • Contactgegevens (eventueel van meerdere personen)
  • Klantnummer
  • Speciale wensen
  • Voorkeurdagen voor poetshulp
  • GPS coördinaten voor routeberekening
  • Openstaand saldo strijkdiensten
  • Aanmaken, opvolgen en beheren van contracten 

Volg uw werknemers op

De werknemersfiche is een belangrijk instrument in uw personeelsplanning. U brengt hier alle informatie in, die nodig is voor de het beheer en opvolging van de werknemers.

  • Contactgegevens, statuut, loon
  • Sodexho aanmeldingsgegevens
  • Uurrooster
  • GPS coördinaten voor routeberekening
  • Aanmaken, opvolgen en beheren contracten, addenda, verlofaanvragen, …

De planning is het hart van de actie

De planning is het echte werkinstrument voor het dagelijks beheer van prestaties en de input van dienstencheques. Hier worden alle ziektes, verloven en vervangingen ingebracht zodat de planning een exacte weergave is van wat zich in werkelijkheid afspeelt. U krijgt een waarschuwing indien klanten niet kunnen worden geholpen door bijvoorbeeld ziekte van een werknemer. In één oogopslag heeft u een volledig overzicht. Hier worden ook de dienstencheques afgepunt zodat u op eender welk moment een overzicht heeft op de reeds ontvangen en ontbrekende cheques.

Bereid uw planning voor

In het werkschema kan u de werkplanning voorbereiden. Hier vindt u het ‘ideale’ uurrooster dat nog geen rekening houdt met verlof, ziekte en andere onvoorziene omstandigheden. Het werkschema wordt samengesteld aan de hand van beschikbaarheid van de werknemer en de nog te helpen klanten. Met de sms-module kan u op een snelle en gebruiksvriendelijke manier personeel en klanten op de hoogte stellen van wijzigingen in de planningen. 

Export naar sociaal secretariaat

Eenmaal alle prestaties correct ingevuld zijn in de planning, is het mogelijk om ze te exporteren naar een bestand dat kan ingelezen worden door het sociaal secretariaat. De koppeling met het sociaal secretariaat voorkomt fouten bij het overtypen.

Eenvoudig strijkfacturen genereren

Een moderne dienstencheque onderneming wordt steeds vaker geconfronteerd met strijkopdrachten. Door middel van een geautomatiseerd traject kan de afhandeling nu efficiënt gebeuren. XLent Planning laat u toe om strijkprestaties correct op te volgen. Uw medewerkers kunnen aan de hand van een barcodes en een eenvoudige handterminal  de inkomende en uitgaande strijk scannen, speciale verzoeken bijhouden en ontvangstbewijzen uitprinten. Op basis van door u gedefinieerde tijden om kledij te strijken, kan u vervolgens facturen genereren. De resterende strijkminuten worden bijgehouden en automatisch verrekend bij de volgende strijk. Opvolging van elektronische cheques voor de strijk alsook het genereren van overzichten van nog te ontvangen cheques zijn belangrijke gegevens voor de administratie.

Interesse in onze planningssoftware?

Heeft u interesse in onze planningssoftware? Of heeft u nog een vraag? Aarzel dan niet om ons te contacteren.

Contacteer ons