XLent Planning is vanuit de praktijk ontworpen voor en door bedrijven die werken met personeel en klanten in de dienstencheques sector!

Door de jarenlange ervaring met planningsproblematiek, heeft XLent Solutions samen met een gerenommeerd dienstencheques-bedrijf, een pakket ontwikkeld vanuit de praktijk.

Als dienstencheques bedrijf streeft u ernaar om de administratieve beslommeringen zoveel mogelijk te beperken. Zo krijgt u meer tijd vrij voor prospectie, uw klanten en werknemers. Iedereen streeft ernaar om zijn personeel zo goed mogelijk te coachen maar heeft meestal niet de tijd om dit geregelde op tijdstippen te doen.

Tevreden werknemers maken tevreden klanten.

XLent Planning is hierbij de ultieme tool om uw professionalisme en uitstraling te verbeteren. Door middel van een intuïtief programma wordt u met enkele muisklikken geleid naar de info die u nodig heeft.

Het is een schaalbaar software pakket dat voor meerdere vestigingen tegelijk gebruikt kan worden. Alle gegevens worden op een centrale database weggeschreven en bijgehouden per vestiging. Via internet kan de info eenvoudig geraadpleegd en gewijzigd worden.

Klanten:

In de klantenfiche brengt u alle belangrijke gegevens in die nodig zijn voor de opvolging vanaf de wachtlijst tot definitieve klant waar er een poetshulp aan toegewezen is.

• Contactgegevens (meerdere personen)
• Klantnummer
• Speciale wensen
• Voorkeursdagen voor poetshulp
• GPS coördinaten voor routeberekening
• Openstaand saldo strijkdiensten
• Aanmaken, opvolgen en beheren contracten tussen het dienstencheques bedrijf en deze klant.

Werknemers:

In de werknemers fiche brengt U alle informatie in, die nodig is voor de het beheer en opvolging van de werknemers. Ook alle data voor contracten en verloning worden hier bijgehouden.

• Contactgegevens
• Statuut / contractinfo / loon
• Sodexho aanmeldingsgegevens
• Uurrooster
• GPS coördinaten voor routeberekening
• Aanmaken, opvolgen en beheren contracten, addenda, verlofaanvragen, …?

Template:

De template bevat het ”ideale” uurrooster dat nadien overgezet wordt in de planning. Dit is het uurrooster waarbij geen rekening gehouden wordt met verlof, ziekte, … Deze template wordt gebruikt om de planning te genereren.

Hier zijn ook alle klanten zichtbaar die nog geen hulp konden krijgen. Het is dan ook de plaats waar het uurrooster voor de werknemer samengesteld wordt. De template wordt samengesteld aan de hand van beschikbaarheid van de werknemer en de nog te helpen klanten.

Bij wijzigingen aan het uurrooster voor een werknemer, wordt automatisch melding gemaakt voor afprint van een nieuw addendum van de werknemer met het gewijzigd uurrooster.

Planning:

De planning is het echte werkinstrument voor het dagelijks beheer van prestaties, input van dienstencheques?

Hier worden alle ziektes, verloven, vervangingen, … ingebracht zodat de planning een exacte weergave is van wat zich in werkelijkheid afspeelt.

Klanten die niet konden worden geholpen door bv ziekte van een werknemer, worden automatisch zichtbaar voor iedereen, zodat de nodige stappen ondernomen kunnen worden. In één oogopslag heeft U dus een volledig overzicht van wat er dient te gebeuren.

In de planning worden ook de dienstencheques afgepunt zodat u op eender welk moment een overzicht heeft op de reeds ontvangen en ontbrekende cheques.

De gepresteerde uren van de werknemers kunnen desgewenst gebruikt worden voor het sociaal secretariaat.

Export naar Sociaal Secretariaat

Eenmaal alle prestaties correct ingevuld zijn in de planning, is het mogelijk deze prestaties te exporteren naar een bestand. Dit bestand kan dan ingelezen worden door Uw software van het sociaal secretariaat.

Op deze manier wordt de informatie correct ingelezen op een vlugge manier, en worden fouten bij het overtypen vermeden.

Momenteel werken we samen met volgende secretariaten:

• SD WORX
• HDP
• Sofim
• Acerta
• Sodeco
• Groep S

Deze lijst wordt uitgebreid in functie van de noden.

Strijkfacturen:

Op basis van door U gedefinieerde tijden, die nodig zijn om kledij te strijken, kan u op een eenvoudige manier een factuur genereren voor de klanten alsook het bijhouden van de resterende strijkminuten. Deze worden dan automatisch verrekend bij de volgende strijk.

Lijsten:

Volgende zaken kan u op een makkelijke manier raadplegen:

• Wachtlijst van de nog te helpen klanten (volgens prioriteit)
• Planning werknemers (per werknemer afgeprint)
• Controlelijsten voor:
  • Ontvangen cheques
  • Ontbrekende cheques
  • Sodexho en Accor
• Documenten voor het sociaal secretariaat
• Extra kosten die aangerekend worden aan de klant (vb. verplaatsingsvergoedingen).

Extra info:

Heeft al deze info uw interesse kunnen wekken en wenst U meer uitleg of een vrijblijvende demo van onze oplossing neem dan gerust contact op met ons.

XLent Solutions:

Service, kwaliteit en klantgerichtheid zijn onze sterke troeven, onze klanten zijn onze beste referenties. Door middel van een professionele helpdesk en hulp op afstand kunnen we uw vragen en problemen binnen de kortst mogelijke tijd oplossen.

Op regelmatige basis worden er sessies georganiseerd waarbij de klanten kennis maken met de laatste ontwikkelingen van het pakket en ook inspraak heeft op de verdere ontwikkeling van het pakket. De klant is onze toekomst.